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Boletim Eletrônico - SAESP

12 dicas de administração do tempo para quem é empreendedor

A dificuldade em gerir o próprio tempo é um problema para grande parte dos profissionais. No entanto, ela atrapalha ainda mais aqueles que são donos de um negócio e, com isso, precisam gerir não apenas suas atividades pessoais e profissionais, mas garantir o sucesso de toda a empresa.

Na ânsia de dar conta de tudo, muitos empreendedores acabam assumindo jornadas extenuantes de 14, 16 e até 18 horas por dia. O resultado é muito estresse, pouca produtividade e, não raro, problemas na saúde e na família.

“Se o empreendedor não tiver produtividade vai virar escravo da empresa”, sentencia o especialista em gestão de tempo Christian Barbosa, autor do livro “A Tríade do Tempo” (Editora Sextante), que fala sobre esse tema.

Sendo assim, saber administrar o relógio de forma inteligente é fundamental para qualquer dono de negócio. Quer lidar melhor com os ponteiros? Então veja abaixo algumas dicas valiosas:

1 – Planeje o seu dia

O empreendedor que quer ser mais produtivo precisa se planejar. “É muito importante que, no dia anterior, o empreendedor se planeje para o dia seguinte. Estamos falando da antiga listinha de tarefas. Imagine uma pessoa que vai ao mercado sem uma lista de compras. Com o dia de trabalho é a mesma coisa”, afirma Rodrigo Siqueira, professor do Ibmec/RJ e coach.

Para fazer este planejamento vale usar desde o bom e velho caderno até aplicativos de celular, indica o professor. Outra dica é elencar nessa lista as atividades prioritárias e secundárias. Assim fica mais fácil visualizar o que é mais importante.

2 – Planeje a sua semana

Não basta apenas saber o que você fará no dia seguinte. Para realmente ter controle sobre o seu tempo, é importante também fazer um planejamento um pouco mais longo, de pelo menos três dias, explica o especialista Christian Barbosa.

“Planejar apenas o seu dia é o maior erro. Você fica mito refém das necessidades imediatas. Já quando você tem um planejamento mais longo, consegue abrir espaço para coisas mais estratégicas”, afirma.

3 - Aprenda a delegar

Um dos pontos que mais atrapalham o empreendedor na gestão de tempo é a dificuldade que ele tem em delegar tarefas.

“O empreendedor tem muita dificuldade em abrir mão do controle e até mesmo de contratar pessoas em quem ele confie”, afirma Siqueira, do Ibmec/RJ.

Com isso, o empreendedor acaba assumindo muitas tarefas operacionais, fica extenuado e não consegue se dedicar a funções mais estratégicas, que são fundamentais para o seu negócio. Portanto, aprenda a delegar.

4 – Em vez de controlar, gerencie

Em vez de tentar dar conta de todas as tarefas, o empreendedor deve se preocupar em criar processos na empresa que o ajudem a gerenciar o trabalho das outras pessoas.

“Muitas vezes a empresa começa com pouca gente e o empreendedor precisa colocar mais a mão na massa. A questão é que, desde esse início, ele deveria se preocupar em criar processos para que outras pessoas possam assumir aquela tarefa no futuro”, avalia Christian Barbosa.

“Use softwares de planejamento. Hoje existem diversos produtos que ajudam a gerenciar metas, equipes e tarefas”, recomenda.

5 – Saiba dizer não

É comum que o empreendedor seja procurado por seus subordinados sempre que aparece um problema ou uma decisão para ser tomada. E, se ele atende a todas essas solicitações, acaba ficando refém delas.

“O empreendedor precisa saber dizer não, caso contrário vai fazer as tarefas de outras pessoas. Se os funcionários se sentem confortáveis em pedir, eles vão recorrer ao empreendedor sempre. Com isso a equipe não amadurece”, avalia Rodrigo Siqueira.

6 – Reduza as reuniões

“Quanto mais reuniões, mais desperdício de tempo”, sentencia Barbosa. Segundo o especialista, muitas vezes o excesso de reuniões está ligado à necessidade que o empreendedor tem de controlar absolutamente tudo o que acontece na empresa.

O resultado é que esses momentos comprometem a produtividade, sem trazer benefícios concretos para o negócio.

“O empreendedor muitas vezes tem a necessidade de mostrar quem manda, e quer ficar no controle de tudo. Além disso, ele não usa boas ferramentas de gestão e acaba usando as reuniões apenas para acompanhar o trabalho da equipe”, analisa.

7 - Quando tiver reuniões, seja objetivo

Mesmo após eliminar as reuniões desnecessárias, o empreendedor ainda precisará lidar com aquelas que têm de fato um objetivo. Só que elas muitas vezes se alongam sem necessidade e, além de tomarem o tempo pessoal do empreendedor, prejudicam a produtividade de sua equipe.

A dica de Siqueira para este ponto é estabelecer temas claros a serem discutidos e um prazo para o fim da discussão. “Sempre que for agendar uma reunião, antecipe o assunto. Isso precisa estar claro antes da reunião, caso contrário ela fica pouco produtiva e as pessoas se dispersam”, aconselha.

8 – Fuja das distrações

Na era de Facebook, WhatsApp e e-mails, fica difícil se concentrar por muito tempo numa tarefa, por mais importante que ela seja (como o planejamento de uma nova estratégia para o seu negócio).

Para fugir disso, o professor do Ibmec recomenda bloquear as redes nos momentos que exigem maior concentração, a fim de evitar interrupções. “Ser multitarefas é legal na teoria, mas não funciona bem na prática”, avalia.

9 – Faça pausas estratégicas

Não adianta imaginar que é só fechar o Facebook que sua produtividade ficará a mil. Nossa mente precisa de algumas pausas em meio ao trabalho para conseguir voltar a produzir, explica Siqueira.

Sendo assim, o professor do Ibmec recomenda paradas estratégicas para espairecer as ideias. “Fique focado em sua tarefa, mas, se ela for longa demais, estabeleça pausas para navegar nas redes sociais, interagir com quem está próximo ou mesmo fazer uma meditação”.

“A gente tem que monitorar nosso tempo e nossa energia. Você precisa entender como a sua mente funciona para não se engajar muito em uma coisa e ficar sem energia para as outras”, completa.

10 - Domestique seu e-mail

O e-mail corporativo é um dos grandes sugadores de atenção dos empreendedores. Como antídoto, o especialista Christian Barbosa recomenda em primeiro lugar acabar com a cultura dos e-mails com cópia dentro da empresa. “Hoje todo mundo responde com cópia para todo mundo. Isso desperdiça energia”, afirma.

Outra dica é estabelecer um momento do dia (ou alguns momentos) para se dedicar às mensagens. Ele recomenda ainda dar respostas mais curtas e objetivas. “Se você precisa escrever mais de três parágrafos, ligue e converse com a pessoa”.

11 – Sem jornadas extenuantes

Os casos de empreendedores que trabalham até 18 horas por dia são muito comuns. Porém, as jornadas extenuantes são inimigas da produtividade. No caso do empreendedor há um agravante: ele pode querer exigir o mesmo empenho de sua equipe, o que gera problemas sérios para a empresa.

“Eu cometi esse erro. Trabalhava 16 horas por dia e queria que todos fizessem o mesmo. Eu não tinha vida e não aceitava que os outros tivessem. Uma jornada como essa deixa o empreendedor hiperativo, prejudica sua saúde e lá na frente a empresa sente esse impacto”, avisa Christian Barbosa.

12 – Cuide da sua saúde

O negócio é parte importantíssima da vida de qualquer empreendedor, mas não é a única e não deve se desenvolver em detrimento de outros aspectos. Por isso, saber gerir o seu tempo significa também garantir espaço na agenda para cuidar do corpo e de suas relações pessoais, por exemplo.

“Nós não somos seres que vivemos só para o negócio. Então, tem que cuidar da saúde, da vida social, da espiritualidade. Isso gera mais energia, mais vitalidade. Na verdade só existe uma vida com diversas áreas interdependentes, Se uma não vai bem, as outras também irão sentir”, explica o professor do Ibmec.

O especialista Christian Barbosa concorda: “Ter tempo para planejar a empresa e para si mesmo são coisas que estão ligadas. O empreendedor precisa enxergar que há uma relação direta entre vida pessoal e trabalho”.